Kołobrzeg
6°C

biuro@surfingbird.pl

Polityka prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych Użytkowników Portalu www.surfingbird.pl oraz Gości Apartamentów SurfingBird, zgodnie z wymogami Rozporządzenia

Oto kompletny, zaktualizowany tekst Polityki Prywatności, uwzględniający wszystkie poprawki formalno-prawne (status spółki cywilnej, dane kontaktowe oraz elastyczną podstawę prawną dla formularza):

POLITYKA PRYWATNOŚCI

zgodna z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO)

I. Administrator Danych Osobowych

1. Dane Administratora

Współadministratorami Danych Osobowych są wspólnicy spółki cywilnej prowadzący działalność gospodarczą pod firmą HAPPY TRADER Ł.WICHŁACZ, M.GARDZIELIK, J.GARDZIELIK Spółka Cywilna z siedzibą w Grzybowie (78-132), przy ulicy Jesiennej 22, NIP: 6711801826, REGON: 320973278, zwani dalej łącznie Administratorem.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz realizacją praw Użytkowników można kontaktować się z Administratorem:

  • Adres e-mail: kontakt@surfingbird.pl

  • Telefon: +48 530 904 246

  • Adres korespondencyjny: ul. Jesienna 22, 78-132 Grzybowo

2. Zakres Działalności

Administrator przetwarza dane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, w szczególności w ramach Portalu internetowego www.surfingbird.pl oraz działalności Apartamentów SurfingBird (Obiekt).

3. Zgodność z Prawem

Administrator zapewnia, iż dane osobowe Użytkowników są:

  • Przetwarzane zgodnie z prawem i w oparciu o określone podstawy prawne.

  • Zbierane dla oznaczonych i zgodnych z prawem celów.

  • Adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

  • Przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania.

II. Cele, Podstawy Prawne, Kategorie Danych i Okresy Przetwarzania

Dane Osobowe przetwarzane są w następujących celach:

1. Rezerwacja i Wykonanie Usług Hotelarskich

  • Cel przetwarzania: Rezerwacja pobytu i wykonanie umowy o świadczenie usług hotelarskich.

  • Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).

  • Kategorie danych: Imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu, dane dotyczące pobytu.

  • Okres przechowywania: Czas trwania umowy oraz okres niezbędny do dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi (okres przedawnienia) oraz wypełnienia obowiązków prawnych wynikających z przepisów o rachunkowości i podatkowych.

  • Konsekwencje niepodania danych: Brak możliwości zawarcia umowy i świadczenia usług.

2. Obsługa Zapytania przez Formularz Kontaktowy

  • Cel przetwarzania: Odbiór zapytania i udzielenie odpowiedzi na przesłaną wiadomość.

  • Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą – w przypadku zapytań ofertowych) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji i udzielaniu odpowiedzi na pytania ogólne).

  • Kategorie danych: Imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz inne dane podane dobrowolnie w treści wiadomości.

  • Okres przechowywania: Do czasu udzielenia odpowiedzi i zamknięcia sprawy, a w przypadku spraw mogących rodzić roszczenia – do czasu upływu terminu ich przedawnienia.

  • Konsekwencje niepodania danych: Brak możliwości przesłania formularza i uzyskania odpowiedzi na zapytanie.

3. Realizacja Usługi Newsletter

  • Cel przetwarzania: Realizacja zapisu na newsletter i przesyłanie informacji marketingowych.

  • Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą).

  • Kategorie danych: Imię, nazwisko, adres e-mail.

  • Okres przechowywania: Do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu.

  • Konsekwencje niepodania danych: Brak możliwości otrzymywania newslettera.

Zapis na newsletter oraz wysyłkę wiadomości realizuje w imieniu Administratora dostawca systemu rezerwacji HotRes. Formularz w Portalu przekierowuje do formularza zapisu prowadzonego przez ten system, gdzie następuje wyrażenie zgody. Zgoda obejmuje zarówno przetwarzanie danych osobowych, jak i otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną (art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Zgodę można wycofać w każdej chwili; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4. Wypełnienie Obowiązków Prawnych

  • Cel przetwarzania: Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, wynikających np. z przepisów o rachunkowości lub prawa podatkowego.

  • Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).

  • Kategorie danych: Dane niezbędne do rozliczeń i sprawozdawczości.

  • Okres przechowywania: Zgodnie z terminami wynikającymi z przepisów prawa (zwykle 5 lat).

  • Konsekwencje niepodania danych: Brak możliwości zgodnego z prawem prowadzenia działalności.

5. Prawnie Uzasadnione Interesy Administratora

  • Cel przetwarzania: Realizacja prawnie uzasadnionych interesów, takich jak marketing, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, oraz profilowanie (ocena i określenie cech osobowych lub potrzeb Użytkowników).

  • Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

  • Kategorie danych: Imię, nazwisko, e-mail, historia rezerwacji, dane analityczne.

  • Okres przechowywania: Do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub do momentu, kiedy nie będzie to już niezbędne do realizacji celu.

6. Analityka i Statystyka Korzystania z Portalu

  • Cel przetwarzania: Analiza sposobu korzystania z Portalu, wykrywanie błędów i problemów z użytecznością, poprawa działania strony.

  • Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w banerze cookies).

  • Kategorie danych: Adres IP, identyfikatory zapisane w plikach cookies, informacje o urządzeniu i przeglądarce, dane o aktywności w Portalu (odwiedzone podstrony, kliknięcia, przewijanie, czas wizyty), a w przypadku Microsoft Clarity również anonimowe nagrania sesji.

  • Okres przechowywania: Do czasu wycofania zgody, nie dłużej niż okresy przechowywania stosowane przez dostawców narzędzi, wskazane w wykazie plików cookies w sekcji VI.

  • Konsekwencje niepodania danych: Brak. Odmowa zgody nie ogranicza w żaden sposób korzystania z Portalu ani możliwości dokonania rezerwacji.

Microsoft Clarity — nagrania sesji

Administrator korzysta z narzędzia Microsoft Clarity, które rejestruje anonimowe nagrania wizyt (ruch kursora, kliknięcia, przewijanie) oraz mapy aktywności. Nagrania służą wyłącznie wykrywaniu problemów z użytecznością Portalu i nie są wykorzystywane do identyfikacji poszczególnych osób ani do celów marketingowych. Treść wpisywana w pola formularzy jest maskowana i nie jest zapisywana. Rejestrowanie odbywa się wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies analityczne i może zostać wycofane w każdej chwili.

III. Odbiorcy Danych

Dane Osobowe Użytkowników nie są sprzedawane. Administrator może udostępniać je następującym kategoriom podmiotów (Odbiorców):

  • Podmiotom Przetwarzającym (podwykonawcom), z którymi Administrator zawarł umowy powierzenia przetwarzania danych, wspierającym funkcjonowanie Portalu i Obiektu, w szczególności: podmiotom obsługującym moduł rezerwacyjny Portalu, podmiotom świadczącym usługi hostingowe i IT, podmiotom obsługującym wysyłkę newsletterów.

  • Podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. sądom, organom ścigania, organom skarbowym).

W szczególności Administrator powierza dane następującym podmiotom:

  • HotRes — system rezerwacji online, obsługujący proces rezerwacji pobytu (imię, nazwisko, dane kontaktowe, szczegóły rezerwacji) oraz zapis i wysyłkę newslettera (imię, adres e-mail),

  • Google LLC — Google Analytics oraz Google Tag Manager, w zakresie danych analitycznych, wyłącznie po wyrażeniu zgody,

  • Microsoft Corporation — Microsoft Clarity, w zakresie danych analitycznych i nagrań sesji, wyłącznie po wyrażeniu zgody,

  • Dostawca usług hostingowych — w zakresie przechowywania danych Portalu.

Administrator korzysta z narzędzi dostarczanych przez podmioty z siedzibą poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (Google LLC oraz Microsoft Corporation z siedzibą w Stanach Zjednoczonych). W związku z tym dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych (EU–US Data Privacy Framework), a w zakresie nią nieobjętym — na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Przekazanie następuje wyłącznie po wyrażeniu przez Użytkownika zgody na pliki cookies analityczne.

IV. Profilowanie

Administrator informuje, że Dane Osobowe Użytkowników podlegają profilowaniu.

  • Zasada: Profilowanie polega na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych w celu oceny i określenia cech osobowych lub indywidualnych potrzeb Użytkowników (np. na podstawie historii rezerwacji) w oparciu o prawnie uzasadniony interes Administratora.

  • Cel: Marketing własnych usług Administratora oraz dostosowywanie (personalizacja) ofert do indywidualnych potrzeb Użytkowników.

  • Istotne: Profilowanie przeprowadzane przez Administratora nie wywołuje wobec Użytkownika skutków prawnych ani nie wpływa na jego sytuację w sposób istotny. Użytkownik ma prawo wnieść sprzeciw wobec profilowania.

V. Prawa Użytkownika (RODO)

Każdy Użytkownik, który przekazał Administratorowi swoje Dane Osobowe, ma prawo do:

  • Dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii.

  • Sprostowania (poprawiania) swoich danych.

  • Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”).

  • Ograniczenia przetwarzania danych.

  • Przenoszenia danych (w zakresie określonym w art. 20 RODO).

  • Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (w tym sprzeciwu wobec profilowania).

  • Cofnięcia zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie.

  • Wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

W celu wykonania swoich praw należy skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych kontaktowych podanych w punkcie I.1.

VI. Polityka Cookies

1. Sposób Pozyskiwania Informacji

Administrator gromadzi informacje o Użytkownikach również poprzez pliki „cookies” (pliki tekstowe) zapisywane przez przeglądarkę na urządzeniach końcowych.

2. Mechanizm Zgody

Przy pierwszej wizycie w Portalu wyświetlany jest baner umożliwiający wyrażenie lub odmowę zgody na pliki cookies. Użytkownik ma równorzędną możliwość zaakceptowania wszystkich kategorii, odrzucenia wszystkich plików opcjonalnych albo wyboru poszczególnych kategorii w ustawieniach.

  • Pliki Niezbędne są konieczne do prawidłowego funkcjonowania Portalu (m.in. zapamiętanie decyzji dotyczącej cookies oraz obsługa sesji formularza rezerwacji) i nie wymagają zgody Użytkownika.

  • Pliki Analityczne i Marketingowe uruchamiane są wyłącznie po wyrażeniu zgody. Do tego czasu odpowiednie skrypty nie są wykonywane, a pliki cookies nie są zapisywane na urządzeniu Użytkownika.

Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać, korzystając z ustawień plików cookies dostępnych w Portalu. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

3. Rodzaje Cookies

W ramach Portalu stosowane są m.in.:

  • Cookies Sesyjne: Usuwane po zamknięciu przeglądarki.

  • Cookies Stałe: Pozostają w przeglądarce urządzenia do czasu ich usunięcia przez Użytkownika lub do czasu określonego w ich parametrach.

4. Zarządzanie Cookies

Użytkownik może w każdym czasie zmienić ustawienia swojej przeglądarki dotyczące plików cookies. Zablokowanie lub ograniczenie stosowania cookies może negatywnie wpłynąć na dostępność lub funkcjonalność niektórych usług Portalu.

5. Wykaz Stosowanych Plików Cookies

VII. Postanowienia Końcowe

  • W Portalu mogą znajdować się linki do innych stron internetowych. Administrator zaleca zapoznanie się z ich własnymi politykami prywatności.

  • Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w związku z rozwojem Portalu lub zmianami przepisów prawa. O wszelkich zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani poprzez publikację zaktualizowanej Polityki na stronie Portalu.

  • Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia 30.07.2026 r.